Розділ 4 Табличний процесор

Ви дізнаєтесь...

- що таке електронні таблиці і яке їхнє призначення

- інтерфейс програми табличного процесора

- які є об'єкти робочої книги

- формати даних в електронних таблицях

- як вводити та редагувати дані в середовищі табличного процесора

- правила запису формул

- як виконати обчислення з використанням вбудованих функцій

§ 12. Ознайомлення з електронними таблицями

12.1. ОЗНАЙОМЛЕННЯ 3 ПРОГРАМОЮ MICROSOFT EXCEL

У повсякденному житті досить часто виникає, потреба в різноманітних обчисленнях. Якщо обчислень небагато в нагоді може стати звичайний калькулятор. А коли йдеться про велику кількість розрахунків, то самим калькулятором уже не обійтись, оскільки обчислення займуть дуже багато часу.

Для опрацювання табличних даних і розв’язання багатьох задач були створені спеціальні програми, які назвали табличними процесорами або програмами обробки електронних таблиць.

Табличний процесор — це прикладна програма, яка призначена для опрацювання даних, поданих у таблицях. Таблиці, які опрацьовує табличний процесор, називають електронними таблицями.

Обчислення за допомогою електронних таблиць можна виконувати в програмному засобі Microsoft Excel, що входить до пакета Microsoft Office.

Основні функції Excel:

♦ введення, редагування і форматування даних;

♦ виконання обчислень за формулами;

♦ графічне зображення даних (побудова графіків, діаграм, вставлення малюнків, географічних карт);

♦ робота зі списками;

♦ колективна робота з таблицями (обмін файлами в мережі, спільне використання і захист даних).

Щоб відкрити цю програму на комп'ютері, треба виконати так дії: Пуск ► Усі програми ► Microsoft Office ► Microsoft Office Excel 2010.

Ознайомимося з основними елементами вікна програми. Деякі з них уже відомі після роботи з такими програмами, як Microsoft Word і Microsoft PowerPoint.

Назва Excel походить від англ. executable cells, що означає виконувані клітинки.

Історичні відомості Ідею електронних таблиць уперше сформулював американський вчений Річард Маттессич, опублікувавши в 1961 р. дослідження під назвою «Budgeting Models and System Simulation».

Рис. 4.1. Вікно програми Microsoft Excel

Проте програма Excel має свої особливості. Наприклад, створений в цій програмі документ називають робочою книгою, оскільки подібно до книжки він складається з аркушів, які називають робочими аркушами. Початково робоча книга в Excel містить три аркуші. Цю кількість можна збільшити або навпаки, зменшити; можна змінити назву аркуша чи його колір, перемістити аркуш. Перелік можливих операцій над аркушами міститься в контекстному меню аркушів. Для відображення на екрані будь-якого аркуша книги достатньо клацнути на його ярлик у нижній частині вікна програми.

Робочий аркуш — це ділянка, поділена вертикальними і горизонтальними лініями на стовпці та рядки. Стовпці позначено латинськими літерами (А, В, С, D і так далі), а рядки — числами (1, 2, 3, 4 і так даті).

На перетині будь-якого стовпця і рядка розташовано клітинку. Дані в електронній таблиці містяться саме в клітинках.

Кожна клітинка в програмі має свою адресу, яка вказує на те, в якому стовпчику і в якому рядку вона знаходиться. Наприклад, С5, F12, К5.

- Файл, створений у програмі Excel, має розширення .хls, .xlsx.

Щоб визначити місце для введення даних у програмі в Excel, використовують табличний курсор, який має вигляд рамки чорного кольору. Табличний курсор позначає одну з клітинок. Виділена клітинка називається активною, і саме сюди вводять дані.

Щоб зробити активною іншу клітинку (встановити в ній табличний курсор), достатньо підвести вказівник і клацнути по клітинці лівою кнопкою миші. Інший спосіб — перемістити табличний курсор у потрібне місце я допомогою клавіш керування курсором.

Зауважте, що адреса активної клітинки відображається в спеціальному полі, а її вміст — у рядку формул. Саме тут і будуть відображатись формули, за якими здійснюють обчислення в клітинках.

Зверніть увагу, що формули відображаються в рядку формул, а в клітинці — результат обчислень.

Так на рис. 4.2 показано, що в рядку формул відображається формула, що задає додавання чисел 2 і 3, а на робочому аркуші в клітинці відображено результат — 5.

Рис. 4.2

Сукупність виділених клітинок називають діапазоном клітинок. На рис. 4.3 і рис. 4.4 виділено діапазон клітинок, який позначається адресами двох діагонально протилежних клітинок, розділених символом «:», наприклад. А1:А5чи А2:С5.

Окрім формул, до клітинок можна також записати число або текст. Виділяючи будь-які дані, біля рядка формул з’являються піктограми у вигляді хрестика та галочки: 

Натиснення на галочку означає підтвердження введення значення до клітинки і рівносильне до натиснення клавіші Enter на клавіатурі. А при виборі хрестика користувач повідомляє про відміну введення даних, що рівносильне до натискання клавіші Esc на клавіатурі

Рис. 4.3

Рис. 4.4

- Максимальна кількість стовпців на аркуші — 256. Їх позначають А, В, С, ..., АА, АВ, ... ААА, ... .

Щоб користувачу було легко орієнтуватися, з якими даними він має справу, з числами чи з текстом, за замовчуванням числові дані вирівнюються в клітинці до правого краю, а текстові — до лівого.

Довжина тексту одні а клітинки може сягати до 255 символів. Хоча зовні клітинка с маленькою і весь текст може бути не видно в ній. але він увесь буде відображатися в рядку формул.

Існує декілька способів для відображення текстових рядків більших, ніж розміри клітинки.

Щоб розширити клітинку, треба підвести вказівник до лінії між назвами стовпчиків і потягнути за стрілку, утримуючи ліву кнопку миші (рис. 4.5).

Щоб розмістити текст у два рядки, є два способи.

1 спосіб. Обрати вкладку Основне. На панелі Вирівнювання обрати інструмент  (Перенесення тексту).

2 спосіб. Обрати вкладку Основне. На панелі Вирівнювання відкрити діалогове вікно Формат клітинок ► (рис. 4.6), встановити прапорець переносити по словах.

Рис. 4.5

Рис. 4.6