Класифікація ділових паперів

Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах. Документ (від лат. documentum — повчальний приклад, взірець, доказ) — це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.

Документи поділяють на види за різними ознаками.

За стадіями виготовлення розрізняють:

— оригінали;

— копії.

Оригінал офіційного документа — перший або єдиний його примірник. Копія точно відтворює текст оригіналу, а також усі реквізити. Виготовляється вона рукописним, машинописним або іншим способом. Копія обов'язково має у верхньому правому куті позначку «Копія», завіряється підписом посадової особи. З юридичного погляду оригінали і копії є рівнозначними.

За ступенем гласності документи бувають:

— звичайні;

— для службового користування (ДСК);

— таємні та ін.

За місцем складання документи поділяють на:

— внутрішні, які фіксують внутрішні питання підприємства і не виходять за його межі;

— зовнішні, тобто вхідна та вихідна документація.

За походженням розділяють такі документи:

— службові (офіційні);

— особисті.

Службові документи створюються в організаціях, установах, на підприємствах службовими особами. Особисті документи пишуться громадянами поза сферою їхньої службової діяльності.

За технікою відтворювання розрізняються документи:

— рукописні;

— відтворені механічним способом.

За змістом документи поділяють на:

— організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

— розпорядчі (постанови, ухвали, рішення, розпорядження, накази, вказівки тощо);

— довідково-інформаційні (пояснювальні, доповідні записки, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, запрошення, довідки, акти, плани роботи, звіти, доповіді тощо);

— документи колегіальних органів (протоколи);

— документи особового складу (автобіографії, резюме, характеристики, особові листки, трудові книжки, особові картки, трудові угоди, контракти);

— особисті офіційні документи (доручення, розписки, заяви, пояснювальні записки, пропозиції, скарги, заповіти).

За формою документи поділяються на:

— трафаретні (стандартні, регламентовані);

— індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).

Трафаретні документи відображають регулярну виробничо-управлінську ситуацію і складаються за однаковими зразками. Як правило, у них використовуються типові слова і вирази. При складанні таких документів можуть використовуватися бланки — друковані стандартні форми, що заповнюються конкретними даними. Трафаретні документи мають найвищий рівень стандартизації.

Індивідуальні документи створюються для вирішення конкретної, часто нестандартної ситуації, вони передбачають більш широкий вибір слів і конструкцій, способу викладу, тобто характеризуються низьким рівнем стандартизації.